Gestione Preventivi
L'applicazione dispone di un planner scorrevole interattivo, per creare preventivi o prenotazioni al volo, i relativi conti memorizzabili anche in file PDF, oppure inviarli direttamente al cliente. Attraverso una serie di pulsanti è possibile svolgere altre numerose operazioni ad esso collegate.
Com'è composta la scheda di prenotazione/preventivo:
- Informazioni relative al CLIENTE:
- Nominativo;
- Telefono / Cellulare per invio comunicazioni tramite whatsapp;
- Email per invio preventivi web in formato emozionale.
- Informazioni relative al SOGGIORNO:
- Nr. Adulti e Nr.Bambini divisi per fasce d'età;
- Data d'arrivo e partenza ed eventuale orario d'arrivo;
- Scelta dell'alloggio, tra quelli disponibili, con riferimento alla Tipologia da assegnare al cliente;
- Calcolo dei costi attraverso eventuale Piano Tariffarioprecedentemente predisposto e scelta dellaRegola di Cancellazioneda applicare;
- Indicazione del Trattamento desiderato dal cliente;
- Se necessario, è possibili modificare ed impostazione il costo base medio giornaliero e/o il totale ;
- Aggiunta di Supplementi calcolabili automaticamente per giorno/fissi e per persona/per alloggio;
- Applicazione di unoSconto particolaresul totale dei costi
- Aggiunta di Extra eventuali addebitabili anche durante il soggiorno
- Gestione della Caparra da riscuotere con data scadenza pagamento e metodo di pagamento (disponibile anche il pagamento online);
- Quando saldare (es. in struttura all'arrivo, alla partenza...) e Come saldare (scelta metodo pagamento) il preventivo;
- Possibilità di indicare laData saldodel conto.
Schermata scheda modifica preventivo/prenotazione da parte della struttura.
Com'è possibile inviare il preventivo al cliente?
- Invio link al preventivo in formato web emozionale tramite Email e/o messaggio WhatsApp.
- Il cliente cliccando su un link potrà accedere ad una pagina web dedicata dove potrà consultare il preventivo inviato dalla struttura con foto della tipologia d'alloggio scelta, il riepilogo dei costi, la possibilità di chiedere info o confermare il preventivo inviando i dati di una carta di credito, pagando direttamente online con carta oppure richiedendo i dati per effettuare bonifico bancario.
- La struttura potrà in ogni momento sapere se il preventivo è stato visualizzato dal cliente, in quale giorno e orario.
- Scegliendo di utilizzare il formato web emozionale sarà disponibile la cronologia dei messaggi inviati al cliente e relative risposte del cliente.
- Invio preventivo testuale tramite email classica.
- Il cliente riceverà un'email dalla struttura ricettiva con il riepilogo del preventivo, dei costi, supplementi e caparra da versare.
Schermata preventivo web emozionale inviato al cliente.
Altre funzionalità disponibili all'interno della scheda:
- Pagamenti e Carte di Credito:
- Gestione Carte di credito: è possibile richiedere una carta di credito al cliente invitandolo a compila un modulo direttamente online, i dati della carta saranno poi visibili all'interno del gestionale dalla struttura inserendo una password dedicata;
- Gestione Pagamenti Online: la struttura può inviare una richiesta per il pagamento di una o più caparre e/o il saldo della prenotazione. Il cliente potrà accedere, tramite un link, ad una pagina web dove potrà pagare online in sicurezza l'importo richiesto dalla struttura;
- Ospiti:
- Inserimento/Modifica/Cancellazione ospiti all'interno della prenotazione (se già clienti in precedenza non sarà necessario ricompilare tutti i campi) e possibilità di effettuare check-in e check-out;
- Stampe.
- Stampa Conto, Lista Supplementi/Extra addebitati, Stampa prenotazione e Calcolo imposta di soggiorno;
Funzionalità principali:
Storico Clienti
Rappresenta il cuore del sistema. Contiene le informazioni di tutti i clienti, che possono essere usate in caso di ritorno dei clienti stessi.
Check-in / Check-out Veloce
Gestione veloce di arrivi e partenze di nuovi clienti oppure già memorizzati nello storico oppure da quadro prenotazioni.
Web Check-in
Gestione Web Check-in con invio link al cliente via email o whatsapp in lingua Italiana o Inglese per evitare code alla reception.
Schedine P.S.
Esportazione ed invio manuale oppure invio automatico delle schede di notifica del giorno al servizio alloggiati web della Polizia di Stato.
Ricevute P.S.
Download delle ricevute d'invio schede ps in formato PDF di uno o più giorni direttamente dal gestionale.
Statistiche ISTAT
Calcolo presenze e alloggi occupati per giorno, mese e anno con invio automatico all'ufficio turismo delle statistiche o anche in formato XML.
Quadro Alloggi
Vista del quadro alloggi con la situazione del giorno e schede dei clienti presenti.
Imposta di Soggiorno
Calcolo Imposta con ricevuta per singolo o per gruppo, riepilogo giornaliero, mensile ed annuale da inviare al comune di competenza.
Quadro Prenotazioni
Gestione avanzata delle prenotazioni su planner con vista mensile / annuale, anche da tablet o smartphone.
Gestione Preventivi
Calcolo automatico dei costi ed invio al cliente per email, whatsapp e link per la visualizzazione in formato web emozionale.
Gestione Supplementi & Extra NOVITÁ
Creazione lista supplementi ed extra integrabili all'interno di un preventivo / prenotazione.
Conto Cliente
Stampa e salvataggio in formato PDF del conto cliente comprensivo alloggio, extra e sconti eventuali.
Gestione Convenzioni
Gestione dei contratti per gruppi di clienti convenzionati con relativa contabilità.
Pos Virtuale NOVITÁ
Accetta pagamenti con carta di credito, effettua preautorizzazioni, rimborsi e bonifici dal gestionale.
Piani Tariffari
Creazione listini prezzi personalizzati con regole di cancellazione e trattamenti associati. Gestione Minimum stay e quadro disponibilità.
Governante
Gestione pulizie con stampa lista alloggi completo di istruzioni per la preparazione e possibilità di segnalare l'alloggio quando pronto.
Gestione Ristorante con Digital Menù
Gestione prenotazioni dei trattamenti (colazione, pranzo, cena od altro) attraverso un Digital Menu. Gestione sala, cucina, bar e dispensa.
Richieste Siti Web
Ricevi direttamente le richieste del tuo sito web all'interno del gestionale e crea relativo preventivo/prenotazione velocemente.
Salvataggio Dati
Salvataggio dei dati in formato PDF per un loro utilizzo Offline in caso di assenza del collegamento a internet.
Supporto
Disponibile guida online, assistenza web tramite sitema di ticket e aggiornamenti automatici per migliorie e/o soluzione di eventuali bug.
Protezione Dati
Protezioni: Firewall, Anti-Bruteforce, AntiVirus, AntiSpam, AntiMalware in/out, Certificato SSL e sistema di backup centralizzato.
Domande Frequenti
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Non ho mai usato un gestionale
Accommodation Manager è semplicissimo, la predisposizione iniziale verrà fatta dal nostro staff che ti seguirà passo passo fornendoti la necessaria assistenza. All'interno del software è disponibile una dettagliata guida che riguarda tutte le funzioni disponibili.
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Quanto costa?
Il software non ha alcun costo di acquisto. Dopo un periodo di prova gratuito, per continuare ad utilizzarlo occorre pagare un modesto canone annuale. Per i dettagli guarda la tabella qua sotto e contattaci.
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Cosa serve per utilizzarlo
Accommodation Manager PRO è un software gestionale realizzato con tecnologia web responsiva e quindi è compatibile con la maggior parte di dispositivi mobili (Tablet e Smartphone).
È compatibile con qualsiasi sistema operativo ( Windows, Linux, Apple, Android, OS, ecc..) ed utilizzabile attraverso le nuove versioni dei più comuni browser ( Edge, Firefox, Safari, Chrome, ecc.. ).
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E se il mio computer si guasta o prende un virus?
In caso di guasti o altri problemi con il tuo computer, non perdi nessuna informazione. I dati della tua struttura sono sempre al sicuro nei nostri server. Basta usare Accommodation Manager su un altro dispositivo per ritornare subito operativo.
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Cosa succede la connessione Internet non è funzionante?
In ogni momento puoi fare una copia di tutte le tue prenotazioni, conti compresi, salvandola sul tuo computer per riutilizzarla in assenza di connessione internet. Tuttavia, Accommodation Manager è utilizzabile anche attraverso smartphone o tablet utilizzando la rete dati (3G, 4G, 5G) e quindi anche in assenza di connessione ADSL / Fibra.